Наверх

Отдел делопроизводства и электронного документооборота организационно-правового управления

Начальник отдела
Мустафаева Диана Саятовна
Контакты Время работы
home681000, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Кирова, д. 17, корп. 2, ауд. 115
mailodied@amgpgu.ru
phone+7 (4217) 59-14-49
fax+7(4217) 59-14-49
РаботаютПерерыв
Понедельник08:00 - 16:0012:00 - 13:00
Вторник08:00 - 17:00
Среда08:00 - 16:00
Четверг
Пятница
СубботаВыходной
Воскресенье
Прием посетителей – с 14.00 до 16.00
Прием служебных почтовых отправлений
– с 9.00 до 10.00 (понедельник, среда, пятница)
Сдача почтовых отправлений оператору Главпочтамта 
– 11.00

Об отделе

Отдел делопроизводства и электронного документооборота организационно-правового управления является структурным подразделением ФГБОУ ВО «АмГПГУ», обеспечивающим руководство и контроль за ведение делопроизводства в университете, координацию и реализацию работ по документационному обеспечению управления, проверяет состояние делопроизводства в структурных подразделениях. Деятельность отдела осуществляется в соответствии с Положением (РДО СМК 365-10-04-2016)

В рамках реализации комплекса мероприятий для обеспечения физической и информационной доступности услуг предоставляемых отделом для лиц с ОВЗ и инвалидов, путь следования к отделу маркирован специальными контрастными наклейками, а сотрудники ОДиЭД прошли инструктаж по правилам общения с людьми с ОВЗ и ознакомлены с имеющейся в вузе безбарьерной средой.


Основные задачи отдела

1. Организация и обеспечение единой системы делопроизводства и документооборота в вузе, включая единый порядок учета и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, ведение системы электронного документооборота (СЭД «Директум»).

2. Организация исполнительской дисциплины.

3. Информационно - аналитическое обеспечение деятельности руководителя организации и его заместителей.

4. Координация и оперативное взаимодействие структурных подразделений по документационному обеспечению деятельности вуза в пределах компетенции Отдела.

5. Систематизация и распределение входящих обращений, жалоб и заявлений граждан.

Основные функции отдела

Отдел осуществляет следующие функции:

  • Обеспечение приема, учета и регистрации входящей корреспонденции, в том числе телефонограмм, факсограмм.
  • Обработка и распределение поступающих документов, предназначенных для рассмотрения руководителем вуза и его заместителями, учет данных поручений (резолюций) и направление их исполнителям.
  • Регистрация и хранение приказов и другой организационно-распорядительной документации вуза.
  • Организация и проведение экспертизы документов на предмет соответствия их стандартам и требованиям ГОСТов, нормативным актам Российской Федерации и Правительства РФ и инструкциям по делопроизводству.
  • Учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, включая проверку правильности оформления необходимых реквизитов исходящих документов, в соответствии с требованиями инструкций по делопроизводству.
  • Подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, образцам печатей и штампов, применяемых в вузе.
  • Осуществление контроля использования и хранения гербовых печатей, применяемых в вузе.
  • Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения, в том числе системы электронного документооборота.

Для выполнения поставленных задач в пункте 2 Отдел осуществляет следующие функции:

  • Учет и контроль исполнения в установленные сроки поручений, постановлений, распоряжений, приказов руководителя вуза и его заместителей, других документов, имеющих срок исполнения..
  • Систематический анализ исполнения документов и поручений в вузе, подготовка информационно-аналитических и статистических материалов руководству, разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации работы по контролю исполнения документов в вузе.
  • Обеспечение систематического контроля исполнения обращений, жалоб и заявлений граждан, подготовка информационно-аналитических и статистических справок о состоянии работы с обращениями граждан для руководства вуза.

Для выполнения поставленных задач в пункте 3 Отдел осуществляет следующие функции:

  • Формирование номенклатуры дел вуза.
  • Подготовка информационных материалов для руководства вуза по вопросам, находящимся в компетенции Отдела.
  • Организация подготовки совещаний, проводимых руководителем вуза, обеспечение своевременности и полноты предоставления необходимых материалов, обеспечение явки приглашенных (по требованию руководства вуза).

Для выполнения поставленных задач в пункте 4 Отдел осуществляет следующие функции:

  • Систематизация входящей корреспонденции в разрезе структурных подразделений вуза и своевременная передача исполнителям.
  • Методическая помощь структурным подразделениям вуза по вопросам документационного обеспечения.
  • Консультирование сотрудников вуза (Пользователей СЭД «Директум») по вопросам единой системы делопроизводства и документооборота в вузе, включая единый порядок учета и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов с использованием системы электронного документооборота (т.е. работе в СЭД «Директум»).
  • Подготовка и проведение совещаний, семинаров и оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Комитета по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

Для выполнения поставленных задач в пункте 5 Отдел осуществляет следующие функции:

  • Обработка и распределение поступающих обращений, жалоб и заявлений граждан, предназначенных для рассмотрения руководителем вуза и его заместителями, учет данных поручений (резолюций) и направление их исполнителям.
  • Организация своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, направления указанным заявителям ответов в установленный законодательством срок.
  • Рассмотрение обращений, жалоб и заявлений граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.


172.16.5.10
sales@amgpgu.ru manager@amgpgu.ru director@amgpgu.ru alex@amgpgu.ru