поступающему
студенту
выпускнику
Отдел делопроизводства и электронного документооборота организационно-правового управления
| Начальник отдела | |||||||||||||||
| |||||||||||||||
| Контакты | Время работы | |||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||
Прием служебных почтовых отправлений – с 9.00 до 10.00 (понедельник, среда, пятница)
Сдача почтовых отправлений оператору Главпочтамта – 11.00
Об отделе
Отдел делопроизводства и электронного документооборота организационно-правового управления является структурным подразделением ФГБОУ ВО «АмГПГУ», обеспечивающим руководство и контроль за ведение делопроизводства в университете, координацию и реализацию работ по документационному обеспечению управления, проверяет состояние делопроизводства в структурных подразделениях. Деятельность отдела осуществляется в соответствии с Положением (РДО СМК 365-10-04-2016)
В рамках реализации комплекса мероприятий для обеспечения физической и информационной доступности услуг предоставляемых отделом для лиц с ОВЗ и инвалидов, путь следования к отделу маркирован специальными контрастными наклейками, а сотрудники ОДиЭД прошли инструктаж по правилам общения с людьми с ОВЗ и ознакомлены с имеющейся в вузе безбарьерной средой.
Основные задачи отдела
1. Организация и обеспечение единой системы делопроизводства и документооборота в вузе, включая единый порядок учета и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, ведение системы электронного документооборота (СЭД «Директум»).
2. Организация исполнительской дисциплины.
3. Информационно - аналитическое обеспечение деятельности руководителя организации и его заместителей.
4. Координация и оперативное взаимодействие структурных подразделений по документационному обеспечению деятельности вуза в пределах компетенции Отдела.
5. Систематизация и распределение входящих обращений, жалоб и заявлений граждан.
Основные функции отдела
Отдел осуществляет следующие функции:
- Обеспечение приема, учета и регистрации входящей корреспонденции, в том числе телефонограмм, факсограмм.
- Обработка и распределение поступающих документов, предназначенных для рассмотрения руководителем вуза и его заместителями, учет данных поручений (резолюций) и направление их исполнителям.
- Регистрация и хранение приказов и другой организационно-распорядительной документации вуза.
- Организация и проведение экспертизы документов на предмет соответствия их стандартам и требованиям ГОСТов, нормативным актам Российской Федерации и Правительства РФ и инструкциям по делопроизводству.
- Учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, включая проверку правильности оформления необходимых реквизитов исходящих документов, в соответствии с требованиями инструкций по делопроизводству.
- Подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, образцам печатей и штампов, применяемых в вузе.
- Осуществление контроля использования и хранения гербовых печатей, применяемых в вузе.
- Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения, в том числе системы электронного документооборота.
Для выполнения поставленных задач в пункте 2 Отдел осуществляет следующие функции:
- Учет и контроль исполнения в установленные сроки поручений, постановлений, распоряжений, приказов руководителя вуза и его заместителей, других документов, имеющих срок исполнения..
- Систематический анализ исполнения документов и поручений в вузе, подготовка информационно-аналитических и статистических материалов руководству, разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации работы по контролю исполнения документов в вузе.
- Обеспечение систематического контроля исполнения обращений, жалоб и заявлений граждан, подготовка информационно-аналитических и статистических справок о состоянии работы с обращениями граждан для руководства вуза.
Для выполнения поставленных задач в пункте 3 Отдел осуществляет следующие функции:
- Формирование номенклатуры дел вуза.
- Подготовка информационных материалов для руководства вуза по вопросам, находящимся в компетенции Отдела.
- Организация подготовки совещаний, проводимых руководителем вуза, обеспечение своевременности и полноты предоставления необходимых материалов, обеспечение явки приглашенных (по требованию руководства вуза).
Для выполнения поставленных задач в пункте 4 Отдел осуществляет следующие функции:
- Систематизация входящей корреспонденции в разрезе структурных подразделений вуза и своевременная передача исполнителям.
- Методическая помощь структурным подразделениям вуза по вопросам документационного обеспечения.
- Консультирование сотрудников вуза (Пользователей СЭД «Директум») по вопросам единой системы делопроизводства и документооборота в вузе, включая единый порядок учета и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов с использованием системы электронного документооборота (т.е. работе в СЭД «Директум»).
- Подготовка и проведение совещаний, семинаров и оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Комитета по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
Для выполнения поставленных задач в пункте 5 Отдел осуществляет следующие функции:
- Обработка и распределение поступающих обращений, жалоб и заявлений граждан, предназначенных для рассмотрения руководителем вуза и его заместителями, учет данных поручений (резолюций) и направление их исполнителям.
- Организация своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, направления указанным заявителям ответов в установленный законодательством срок.
- Рассмотрение обращений, жалоб и заявлений граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.